Kuidas öelda ei ja delegeerida

Kas sul on raske kolleegi või alluva palve peale ei öelda? Kui see nii on, siis sa pole üksi. Paljud inimesed peavad ei ütlemist liiga raskeks. Põhjused on enamasti järgmised:

• Teine võib seda tõrjumisena võtta. 
• Seda võib tõlgendada kui vaenulikku vastandamist. 
• Sa tahad teistele meeldida ja kardad, et kui ütled ei, siis sa ei meeldi enam teistele. 
• Kui sul palutakse midagi teha, võid sa ennast tähtsana tunda. 
• Sa arvad, et pidev hõivatus ja suur töökoormus aitavad sul karjääri teha.

Valdek Alber

• Vaata üle oma prioriteedid ja hinda selle palve sobivust nendega. 
• Lähtuvalt oma ametikohustustest ja prioriteetidest tee kindlaks, kas sina oled just see kõige sobivam isik seda ülesannet täitma. 
• Ära lükka otsuse tegemist edasi. Ütle oma ei kohe ja ära unusta selgitamast otsuse tagamaid. 
• Paku teisi võimalikke kandidaate ülesande täitjateks või teisi lahendusi. 
• Kui sul on võimalik osaleda selles projektis, kuid ei ole võimalik võtta kogu vastutust enda peale, paku välja, milliseid konkreetseid töid ja mis ajal sa saad teha. 
• Katsu mõista, et ei ütlemine ei tähenda sugugi tõrjumist, vaenulikku vastandamist või negatiivsete emotsioonide teket, kui seda tehakse sõbralikult ja konstruktiivselt. 
• Samas ära unusta, et pidevalt ei ütlemine ei garanteeri suurt populaarsust ja tõusu karjääriredelil.

Delegeeri!

Sa võid oluliselt oma ajavarusid suurendada, kui õpid efektiivselt delegeerima.

Delegeerimist takistavad barjäärid

Delegeerimine võib tunduda sulle raske, kuna

• sa kunagi proovisid ja pettusid selles. 
• sa kardad, et keegi teine suudab sama hästi kui sina selle töö ära teha. 
• sa kardad, et keegi teine suudab sinust paremini selle töö ära teha. 
• sa ei taha kulutada aega kellegi informeerimiseks ja instrueerimiseks, et ta saaks edukalt ülesande täita.

Õigused ja vastutus

Delegeerimise võtmeküsimus seisneb selles, kui palju õigusi sa oled valmis delegeerima. Õigused ja vastutus ei tähenda ühte ja sama. Ülesande täitmise vastutusega ei pruugi alati kaasneda õigus otsuseid vastu võtta.

Kui sa delegeerid liiga vähe õigusi või liiga palju õigusi, tekivad probleemid. Liiga vähe õigusi tekitab liialt vähese entusiasmi ülesande täitmisel. Kui anda liiga suured volitused vajalike teadmiste ja kogemusteta isikule, ei ole samuti midagi head loota. Nii et otsusta varakult, kui palju õigusi tuleb delegeerida.

Kuidas delegeerida efektiivselt

• Otsusta, kellel on piisavalt autoriteeti selle ülesande edukaks täitmiseks ja kellel on piisavalt oskusi. 
• Enneta probleeme. Näiteks kui kellelgi on kogemusi vähe, leia, kellelt ta siis toetust saab otsida. 
• Selgita üksikasjalikult ülesannet, enda ootusi, eelarvet, tähtaegu ja kuidas sa kavatsed tegevust kontrollida. Tee nendest punktidest kirjalik kokkuvõte. 
• Räägi tulemustest, mida sa tahad saada, mitte sellest, kuidas seda ülesannet peaks täitma. 
• Las see isik, kes ülesannet täitma hakkab, teeb kokkuvõtte, milles ülesanne seisneb, mida talt oodatakse ja millal on tähtaeg. 
• Kui teda on vaja eelnevalt koolitada, eralda selleks aeg. See võib tunduda ebaefektiivne, sest seda tööd ise tehes võid sa sellega kiiremini hakkama saada. Kuid pea seda investeeringuks. Tulevikus on sul rohkem aega, kui sa delegeerimist jätkad. 
• Ole realistlik oma nõudmistes ja ootustes, et neid oleks võimalik täita.